“La gente comune pensa soltanto a passare il tempo, chi ha ingegno a renderlo utile”. Per attualizzare e un po’ banalizzare l’affermazione di Schopenhauer, si potrebbe aggiungere che chi di ingegno non ne ha può comunque farcela con uno smartphone, ormai estensione dell’io, scatola nera del nostro vissuto, “bussola” indispensabile per orientarsi nella selva oscura della quotidianità. Dalla Rivoluzione Industriale in poi, la nozione di time management è oggetto di studio in ambito accademico nella misura in cui la ricerca della massima efficienza è diventato fattore chiave nei processi aziendali e la risorsa tempo alla base della performance, oltre che fonte di vantaggio competitivo.
Il tempo e l’uso che se ne fa è questione quasi filosofica (quando il tempo può definirsi perso?) e ognuno ha il proprio legittimo punto di vista, ma è evidente che avere le idee chiare sulle cose da fare ha riflessi positivi sulla produttività. Trovare il giusto equilibrio tra vita privata e lavoro è la chiave per sopravvivere alla complessità dalla contemporaneità, e allo stesso tempo ci porta a pensare noi stessi, la nostra vita, con logiche aziendali, in balia di scadenze, priorità, obiettivi. Capita soprattutto dopo l’estate, a ferie finite, quando ci proiettiamo alla ripartenza di tutte le attività con le migliori intenzioni e il nobile proposito di essere più organizzati, più produttivi, più efficienti. Solitamente il proponimento non arriva al ponte dei Santi, per i più diligenti a Natale, ma se e quando diventa routine, ecco che può dare una grossa mano alla propria e altrui serenità mentale.
Nel momento in cui il multitasking sta mostrando i suoi punti deboli, certificati da studi ed evidenze scientifiche, organizzare delle liste di cose da fare pare essere ancora la strategia migliore per fronteggiare la frenesia dei tempi moderni. Per andare oltre i post-It, i fogli volanti e le agendine ci viene incontro la tecnologia, con soluzioni efficaci e alla portata. Ecco quali.
TODOIST
L’app, che si presenta con l’ambizioso proposito di “passare dal sentirsi sopraffatti al controllo totale”, è la più scaricata tra i software di task management, con oltre 10 milioni di utenti. Il design essenziale rende intuitiva la visualizzazione delle cose da fare, dà la possibilità di aggiungere un compito in pochi secondi e di impostare attività ricorrenti. L’app permette di organizzare le attività in sezioni e sottosezioni, aggiungendo scadenze e impostando priorità. Molto utile – non solo in ambito lavorativo, ma anche famigliare – anche la possibilità di condividere progetti e compiti con altri utenti, come la sincronizzazione tra dispositivi e con altre app.
REMEMBER THE MILK
Semplice da usare ed essenziale per organizzare liste, Remember the Milk consente di annotare attività, data di scadenza, priorità ed eventuali tag di ripetizione in una sola riga. I compiti possono essere categorizzati con colori diversi e possono essere aggiunti dei sottocompiti; le liste possono essere condivise con altri e possono essere assegnati compiti. Oltre alla sincronizzazione tra dispositivi, l’app permette anche di lavorare offline quando non abbiamo una rete a disposizione.
ATRACKER
Si tratta di un’app di tracciamento del tempo e delle attività facile da usare, con report personalizzati sulle attività e sugli obiettivi, che possono essere esportati, stampati o inviati. L’obiettivo è gestire al meglio il proprio tempo, controllare le abitudini e aiutare a migliorare la produttività. Tra le caratteristiche principali, avviare e interrompere il tracciamento con un tocco, ottenere una panoramica del tempo trascorso nella scheda Odierna, creare un sistema di obiettivi interattivo per l’automiglioramento e la costruzione delle abitudini, creare registri di attività con tutto il tempo trascorso sulle attività e sui tag e raccogliere statistiche sull’utilizzo delle ore.
MICROSOFT TO DO
Per I fedelissimi di Microsoft c’è Microsoft To Do, app intuitiva e user-friendly che permette di pianificare gli eventi e gestire le attività, assegnando priorità e fissando scadenze. L’app è integrata con Outlook e permette di gestire tutto (quindi anche mail, calendario e contatti) da un’unica posizione. Tra le caratteristiche principali dell’app, la lista “My Day” per avere accesso ai compiti del giorno e la possibilità di impostare immagini di sfondo personalizzate per ogni elenco.
GOOGLE TASKS
Poteva mancare la grande G in questo elenco? Google Tasks è essenziale, le attività vengono suddivise in categorie, le più importanti possono essere segnate per essere trovate più facilmente, ogni singola attività può essere corredata da scadenza, dettagli e attività secondarie. Integrato alla galassia Google, si sincronizza rapidamente con le altre app. Troppo poco? C’è Keep: un’altra app dell’azienda di Mountain View che permette di annotarsi impegni e prendere appunti con note vocali, immagini e testi per poi condividerli con colleghi, amici e famigliari.
